change management tutorial what is change management
Denne omfattende guide til forandringsledelse forklarer processtyring, modeller, fordele og 7R'er i detaljer:
Change Management (CM) er det sæt værktøjer, processer og teknikker, der bruges til at hjælpe enkeltpersoner i overgangen fra en eksisterende tilstand i organisationen til en ny tilstand.
CM kan forstås som:
- Konfigurationsstyring til styring af kode og krav.
- Implementering af organisatoriske ændringer.
- Sporing af eventuelle ændringer i IT-infrastrukturen - IT Service Management (ITSM).
Hvad du vil lære:
Change Management Oversigt
Målet med CM er at anvende strategier til at udføre ændring af en organisations mål, processer eller teknologier, overvåge ændringsanmodninger og hjælpe medarbejdere med at imødekomme den foreslåede ændring.
Dette betyder, at det er obligatorisk at have:
- En procedure meget velorganiseret til at tackle en ændring.
- Et velforberedt sæt procedurer til forberedelse af et svar på anmodningerne.
- En mekanisme til opfølgning af gennemførelsen af anmodningen.
For at starte en ændringsstyringsproces skal organisationen tage højde for den indflydelse, som alle de ændrede processer, systemer vil have inden for organisationen.
Følgende processer skal være på plads:
- Planlæg ændringen
- Test ændringen
- Kommuniker ændringen
- Planlæg ændringen
- Gennemfør ændringen
- Dokumenter ændringen
- Evaluer resultaterne
Dokumentation er et vigtigt aspekt af CM, fordi vi er nødt til at opretholde processen og også tilbagevenden, hvis en sådan handling er nødvendig.
Definition af Change Management
Baseret på forskellige synspunkter kan CM defineres som følger:
- Fra en infrastrukturprofessionel synsvinkel, det er den systematiske tilgang til godkendelse, test og etablering af et nyt udstyr eller ny frigivelse.
- Fra projektets synspunkt, det er den proces, der bruges til at opnå godkendelse til ændringer i et projekts omfang, tidslinje eller budget.
- Fra metodologierne - PMP, Prince2, ITIL, ISO20000 perspektiv, det er processen for at opnå godkendelse og implementere ændringer i et projekt eller driftsmiljø.
- Fra PROSCI, Association of Change Management Professionals (ACMP), Innovation and Organizational Change Management Institute (IOCMI) synspunkt, det er processen for at hjælpe organisationer med at bruge CM på hvert niveau.
- Fra softwareudviklingssynspunktet det er processen, der involverer sporing og styring af ændringskrav og kode.
Ændringsstyringsprocesser er også ansvarlige for at spore eventuelle ændringer, der opstår i en IT-infrastruktur. ISO 20000 er standarden, der definerer målet med Change Management. For at spore og håndtere det korrekt anvendes alle ændringer foretaget i et sæt standardiserede metoder og procedurer.
Med hensyn til dokumentationsændringer er navnet, der bruges til en sådan ændring, en konfigurationsadministration, og det er obligatorisk at bruge et værktøj til ændringsstyring til at håndtere versionskontrollen korrekt.
Et CM-værktøj udfører følgende handlinger:
- Spor alle de udførte ændringer.
- Giv grund til de udførte ændringer, hvis det er nødvendigt.
- Sørg for, at flere stier vil være tilgængelige for at have mulighed for at udvikle forskellige versioner af det samme produkt på samme tid.
- Sørg for, at kode rettelser eller kode forbedringer er relateret til fejl, builds og releases.
Under hensyntagen til introduktionen skal det være klart, at for at definere udtrykket ændringsstyring bliver vi nødt til at forstå den sammenhæng, hvori vi gerne vil definere det.
Typer af organisatoriske ændringer
Det er en del af ledelsen, der bruges til at styre mange typer af organisationsændringer. De vigtigste typer af organisatoriske ændringer er som følger:
- Udviklingsændring: Dette betyder ændringer på organisationsniveau, der vedrører en forbedring af tidligere etablerede processer og procedurer.
- Overgangsændring: Det er ændringen, der handler om at flytte organisationen fra den eksisterende stat til en anden helt ny stat under antagelse om, at organisationen har et problem, der kan løses ved at ændre den nuværende tilstand.
- Transformationsændring: Det handler om den ændring, der fundamentalt ændrer kulturen og driften af en organisation.
7R's Of Change Management
ITIL ”Business Perspectives Volume II” indeholder en tjekliste med syv enkle spørgsmål i kapitlet om forretningskontinuitet, der beskriver trinene til bestemmelse af ændringsrisikoændring og kortlægning af effektiviteten af ændringsstyringsprocessen.
De syv spørgsmål diskuteres nedenfor:
# 1) 'Hvem OPHÆVET forandringen?'
Der er mange indgangspunkter og interessenter identificeret som en kilde til forandring. Dette fører til tanken om, at det er obligatorisk at have et system til indsamling af alle ændringer. Et sådant system bør omfatte acceptabel kontrol til at håndtere ændringsoverførsel på tværs af målrettede områder.
# 2) 'Hvad er grunden til ændringen?'
Først og fremmest skal vi forstå, om ændringen kan medføre risiko uden forretningsmæssige fordele. Hver større ændring skal analyseres ud fra et aftalt porteføljeanalysekriterium.
c ++ binært træeksempel
# 3) 'Hvilken RETUR kræves af ændringen?'
Det er obligatorisk at forstå, om ændringen genererer en økonomisk tilbagebetaling.
# 4) 'Hvad er risikoen involveret i ændringen?'
Risiciene klassificeres i risici, der kan accepteres, eller risici, der skal afhjælpes. Et afgørende skridt til at definere den involverede fare er at analysere virkningen af ændringer på den nuværende infrastruktur. ITIL bruger begrebet ”sværhedsgrad” til potentielle risici og faktiske problemer.
# 5) 'Hvilke RESSOURCER kræves for at levere ændringen?'
Når vi diskuterer ressourcer, tænker vi på mennesker og it-aktiver, der er nødvendige for gennemførelsen af ændringen. Fra folks perspektiv er vi nødt til at forstå, hvilke færdigheder der er nødvendige for at gennemføre forandringen. Når vi har forstået de nødvendige færdigheder, skal vi være sikre på, at disse færdigheder er tilgængelige.
# 6) 'Hvem er ANSVARLIG for' bygge, teste og implementere '-delen af ændringen?'
Ansvaret for at opbygge, teste og implementere applikationsændringerne skal opdeles i henhold til kravene til overholdelse og revision. Adskillelse af ansvarsområder skal kunne spores, håndhæves og handles gennem hele processen til ændring og frigivelse.
# 7) 'Hvad er FORHOLDET mellem denne ændring og andre ændringer?'
En analyse af forandringsforhold skal udføres inden for og på tværs af funktionelle grænser. Planlægningen af planlagte ændringer skal deles, og på denne måde kan ændringseffektanalyse og -forhold, kortlægning være en del af en integreret Configuration Management Database (CMDB).
Besvarelse af disse syv spørgsmål giver nogle vigtige fordele:
- Tjenesterne er mere pålidelige og tilgængelige for kunder, fordi organisationerne skal bruge et sæt målinger, der giver et mere objektivt middel til at måle ændringsrisiko.
- Vi kan forstå, hvor godt vores ændringsstyringsproces overholder den eksisterende, og identificere dem i de nye teknikker.
- Det er vigtigt at have en revideret ændringsstyringsproces, fordi der er en afhængighed mellem forretning af it-tjenester og nye krav.
Modeller til forandringsledelse
Formålet med ændringsstyringsmodellerne er at give vejledende principper for at hjælpe ledere med at tilpasse omfanget af foreslåede ændringer med eksisterende værktøjer.
# 1) ADKAR (Prosci)
ADKAR-modellen er en sekventiel målrettet ændringsstyringsmodel. Det blev oprettet af Jeff Hiatt, grundlægger af Prosci.
(billede kilde )
Bevidsthed og ønsket formål er at ændre den aktuelle tilstand, hvor vi er klar over, at der er behov for en ændring, men processen med at ændre sig endnu ikke er begyndt.
Under overgangsfasen vises viden og evner. Og i fremtiden vil der forekomme forstærkning.
MÅL 1: Bevidsthed
Undertiden er ændringer uundgåelige i en organisation og tager folk ud af deres komfortzoner. Hvis vi forklarer årsagen til ændringen i god tid, vil medarbejderne have tid nok til at acceptere ændringen og forberede sig på den.
MÅL 2: Ønske
Hvis medarbejderne forstår behovet for forandring og de fordele, der er forbundet med det, vil vi se en entusiastisk holdning og et ønske om at deltage i forandringsimplementeringen.
Hvis vi ikke forstår medarbejderens følelser med hensyn til forandring, og vi ikke adresserer ordentligt deres frygt og viser dem, hvordan ændringen gavner dem personligt, vil de ikke fuldt ud støtte ændringen, og de vil ikke have ønsket om at deltage i implementeringen af ændringen.
MÅL 3: Viden
For at implementere nye procedurer bliver vi nødt til at træne holdet og give dem den bedste praksis, så de kan forstå, hvordan de gennemfører ændringen.
MÅL 4: Evne
Det kræver praksis at oversætte viden til evner. Det er bedre at have nogle simuleringer til at analysere resultaterne og foretage justeringer. Vi er nødt til at overvåge medarbejderne, når de er begyndt med implementeringen af ændringerne og baseret på konstruktiv feedback kan vi forbedre processen.
MÅL 5: Forstærkning
Ideen bag dette mål er, at vi er nødt til at tilskynde medarbejderne til fortsat at følge ændringen over tid.
# 2) Bridges Transition Model
Bridges Transition Model blev udviklet af William Bridges. Det er en folkecentreret model. Hovedformålet er at styre folks oplevelsesovergang til forandring. Styrken ved denne model er, at den er fokuseret på overgang, ikke på forandring.
Ideen med Bridges er, at folket vil følge stadierne i deres eget tempo. Modellen identificerer 3 overgangsfaser:
- Trin 1: Afslut, tabe og give slip
Når medarbejderne præsenterer ændringen første gang, går de ind i denne indledende overgangsfase. De vil være modstandsdygtige, fordi de på en eller anden måde er tvunget til at gøre noget, som de ikke er i overensstemmelse med. Medarbejdere skal forstå og acceptere, at noget slutter, før de accepterer den nye idé.
- Trin 2: Usikkerhed eller neutral zone
Denne fase er som en bro mellem den gamle stat og den nye stat. Medarbejderne er stadig knyttet til det gamle, men de prøver at tilpasse sig den nye stat. Dette er et perfekt øjeblik for medarbejderne at blive opfordret til at prøve en ny måde at arbejde på. Feedbacken er virkelig vigtig på dette stadium.
- Trin 3: Accept eller ny begyndelse
Dette er det tidspunkt, hvor medarbejderne begynder at acceptere ændringsinitiativet. Medarbejdere bygger de nødvendige færdigheder til nye procedurer.
# 3) IT-infrastrukturbibliotek (ITIL)
Dette er rammen, der indeholder detaljeret vejledning til styring af ændringer i IT-infrastrukturer og IT-operationer.
ITIL 4 blev udgivet i 2019, og det har de vigtigste nøglepunkter, der fokuserer på automatisering af processer, forbedring af servicestyring og integration af IT-afdelingen i virksomheden.
ITIL 4 indeholder ni vejledende principper og præsenteres i nedenstående figur:
(billede kilde )
Før ITIL implementeres i en organisation er det obligatorisk at svare på nogle spørgsmål relateret til lignende, hvilke problemer i organisationen forsøger at løse, og hvad ruten til løbende forbedring af tjenesten er.
# 4) Kotters 8-trins skiftmodel
John Kotter har introduceret 8 Step Model of Change, som han har udviklet baseret på forskning fra 100 organisationer, der var i en forandringsproces.
Kotter foreslår, at vi skal arbejde hårdt på trin et, inden vi går videre til de næste trin.
virksomheder, der tilbyder produkttest derhjemme
Figuren nedenfor forklarede Kotters 8-trins model:
Han har skitseret ændringsmodellen med 8 trin for at demonstrere, at ændring ikke er en simpel og hurtig proces. For at udføre forretningsændringen skal vi være forsigtige, da det er en enorm investering og til store omkostninger.
Ændringsstyringsproces
Hvert forretningsområde har nogle specifikke værktøjer og applikationer til CM. Vi præsenterer her et eksempel, der hjælper os med at finde ud af, hvordan CM arbejder for it-infrastruktur, softwareudvikling og projektkoordinering.
Til projektledelse
Ændringsstyring spiller en vigtig rolle i aktiviteter, der udføres for at styre projekter. Den person, der leder projektet, skal nøje analysere anmodninger om ændring og bestemme den effekt, der genereres af ændringen for projektet.
De projektområder, der kan påvirkes af ændringen, er:
- Projektets omfang: Hvordan ændringsanmodning vil påvirke projektets omfang?
- Projektets tidsplan: Hvordan ændringsanmodninger ændrer tidsplanen?
- Projektet koster: Hvordan ændringsanmodning ændrer projektomkostningerne?
- Kvalitet : Hvordan ændringsanmodning påvirker kvaliteten af det endelige projekt?
- Menneskelige ressourcer : Find ud af, om der kræves yderligere eller specialiserede menneskelige ressourcer.
- Kommunikation: Efter godkendelse af ændringsanmodningerne skal dette meddeles de relevante interessenter på et passende tidspunkt.
- Risiko : Bestem de risici, der opstår ved ændringsanmodninger: logistiske, økonomiske eller sikkerhedsmæssige risici.
- Indkøb : En anmodning om ændring kan påvirke indkøbsindsatsen for materialer og kontraktarbejde.
- Interessenter : Ændringsanmodninger kan skabe tab af interessenten og kan påvirke interessenternes støtte til projektet.
Projektlederen skal dokumentere de godkendte ændringsanmodninger og også de afviste ændringer.
Til softwareudvikling
En ændring er en anmodning om noget andet end det, der blev aftalt i starten af projektet, sprint, fase (det afhænger af kundekontrakten).
Vi introducerer her et nyt begreb: Skift ordre. En ændringsordre er et stykke arbejde, der skal føjes til eller skal slettes fra det oprindelige omfang af en kontrakt.
Vi spørger hvad betyder det med ændring i softwareudvikling:
- Ændring i specifikationer, forretningskrav
- Ændring i krav
- Ændring af applikationsdesignet
- Ændring af kode
- Ændring af test
- Ændring kan stamme fra:
- Kunder
- Brugere
- Projekt hold
- Testhold
Agil metode inspirerer ændringer i kravene, ændringer under softwareudviklingsprocessen og også ændringer i brugergrænsefladen (UI). Historier bruges til at spore anmodninger om ændring.
Når klienten, projektlederen eller andre interessenter har besluttet, at ændringsordren er værdifuld, skal følgende grove trin udføres:
- Udfør konsekvensanalyse
- Opret en klar liste over, hvad virkningen af ændringen vil have for:
-
- Projektets tidslinje (det kan udvides)
- Priser (skal meddeles interessenterne)
- Anvendelsesområde (det er muligt at have funktioner, der kan fjernes for at inkludere den nye)
Afhængigt af projekttype og branche er det muligt at have yderligere trin efter godkendelse af ændringsordren.
Et af nøglepunkterne i ændringsordreprocessen er godkendelsesprocessen. Ændringsanmodningen skal godkendes. Til denne godkendelsesproces er det obligatorisk at oprette et input af ændringsanmodningen med detaljeret dokumentation.
Den detaljerede dokumentation skal indeholde oplysninger om prisen på ændringsanmodningen, omfanget af ændringsanmodningen, den tid, det tager at løse anmodningen om ændring, og detaljeret konsekvensanalyse af ændringsanmodningen på systemet.
Ændringerne stammer fra forskellige kilder, herunder kunder, slutbrugere, projektteamet eller testteamet.
Ændringer fra kunder og slutbrugere er normalt ændringer i kravene. Ændringer, der kommer fra projektteamene, designer normalt ændringer. Ændringer, der kommer fra testteamet, kan anmode om kodeændringer. Ændringer skal meddeles til Software Project Manager (SPM). En formular til ændringsanmodning (CR) skal bruges.
Ændringsanmodning (CR) skal mindst indeholde følgende poster:
- Et serienummer, der bruges til ændringsanmodning, unik identifikation.
- En klar beskrivelse af ændringsanmodningen.
- Datoen, hvor ændringsanmodningen blev hævet.
- Normalt skal ændringsanmodningen tildeles nogen til analyse. Det er obligatorisk at have en liste med nogle input relateret til tildelingsoplysninger. Denne liste indeholder:
- Dato for tildeling
- Afslutningsdato
- Personer, til hvem ændringsanmodningen er tildelt til analyse
- En anmodning om ændring skal tildeles nogen til godkendelse. Så vi bliver nødt til at spore godkendelsesindgangene:
- Dato for tildeling til godkendelse
- Afslutningsdato
- Den person, der er ansvarlig for godkendelse
- En anmodning om ændring bør også tildeles til en løsning. Så vi bliver nødt til at spore følgende input til opløsning:
- Dato for tildeling til opløsning
- Afslutningsdato
- Den person, der er ansvarlig for beslutningen
- En ændringsanmodning bør også tildeles til peer review. S o vi bliver nødt til at spore følgende input til peer review:
- Dato for tildeling til peer review.
- Afslutningsdatoen for peer review.
- Den person, der er ansvarlig for peer review.
- En anmodning om ændring bør også tildeles til regressionstest. Så vi bliver nødt til at spore følgende input til regressionstesten:
- Dato for tildeling til regressionstest.
- Afslutningsdatoen for regressionstesten.
- Den person, der er ansvarlig for regressionstest.
- En anmodning om ændring skal have en klar status. Status kan have en værdi fra følgende sæt (åben, lukket eller under analyse, godkendelse, opløsning, peer review, regressionstest)
- Når vi lukker anmodningen om ændring, bliver vi nødt til at nævne datoen for lukning.
For at få en bedre organisation skal dette efter modtagelse af CR registreres i et værktøj.
Derefter skal analysen udføres for at forstå, om implementeringen er mulig eller ej, tidsplanen og den krævede indsats til implementering og CR's indflydelse på projektplanen og omkostningerne.
Status for implementering, status for CR-opløsning rapporteres gennem ugentlige statusrapporter til de berørte ledere.
Til it-infrastruktur
Ændringsstyringsværktøjer bruges til at spore ændringer foretaget i en it-afdelings hardwareinfrastruktur. Enhver ændring af infrastrukturen skal vurderes, godkendes, dokumenteres, implementeres og gennemgås systematisk. Ændringer foretaget i hardwareindstillinger kaldes konfigurationsstyring (CM).
Vanskeligheder med forandringsledelse
Der er mange vanskeligheder med forandringsledelse, fordi mange medarbejdere ikke accepterer ændringerne. Det er vanskeligt at ændre, hvis vi ikke forstod, at vi er nødt til at ændre vores tænkning. Med en strategisk tilgang til forandring kan det være let at vedtage nye processer. Klar kommunikation er nødvendig for at vedtage ændringer.
Nedenfor er en liste over udfordringer og vanskeligheder:
- Konflikter: Forandring kan vise følelser som forvirring og bekymring. Konflikt er en typisk utilsigtet reaktion af forvirring og bekymring. Lederen skal hjælpe holdet med at overvinde vanskeligheder. Konflikter forstyrrer vores tidsplan. Dette er grunden til, at vi skal tage skridt til at afbøde problemer.
- Planlægning: Ændringen ændrer ikke på implementeringen uden en korrekt plan. Fordelene ved en systematisk procedure skal forklares tydeligt.
- Mangel på kommunikation: Hvis kommunikationen ikke er god, er spekulation og rygter en del af organisationen, og manglende tillid vil gøre det vanskeligt for medarbejderne at omfavne forandring.
- Modstand: Modstand skal løses ellers vil det skabe mange problemer at ændre.
Fordele ved ændringsstyringsprocessen
En nøglefaktor ved CM er, at det giver konceptuel stillads til mennesker, processen og den organisation, der gennemfører ændringen.
Fordele for organisationen:
- Ændring er en planlagt og styret proces. Fordelene ved ændringen er kendt inden implementering og tjener som en motivation for hele processen.
- Organisationen kan reagere hurtigt på kundernes krav.
- Ressourcerne kan tilpasses organisationens mål.
- Medarbejdernes præstationer øges, når de føler sig støttede og forstår ændringsprocessen.
- Ændring kan implementeres uden en negativ indvirkning på den daglige forretning.
- Tillader organisationen at bedømme den samlede virkning af en ændring.
- Organisatorisk effektivitet forbedres.
- Organisatorisk effektivitet opretholdes.
- Reduktion af den tid, det tager at gennemføre ændringer.
- Muligheden for en mislykket ændring reduceres.
- Kundeservice øges, og servicen til kunderne kommer fra selvsikker og kyndig medarbejder.
- Øget investeringsafkast (ROI)
- Hjælper med at planlægge nyttige kommunikationsstrategier
Fordele for ansatte:
- Hvis ændringen styres godt, kan den minimere modstanden mod ændringer.
- Effektiv forandringsledelse understøtter en hurtig overgang fra det gamle til det nye og kan opretholde produktiviteten.
- Giver medarbejderne støtte til bekymringer vedrørende ændringer.
- En effektiv CM-proces skaber en korrekt forståelse af forandringen for personale og offentligheden.
- Hjælper med at planlægge effektive kommunikationsstrategier.
- Forbedrer kvaliteten af arbejdet.
- Forbedrer samarbejde og kommunikation.
Ofte stillede spørgsmål
Q # 1) Hvad er Change Management?
Svar: CM er det sæt værktøjer, processer og teknikker, der bruges til at hjælpe enkeltpersoner i overgangen fra en eksisterende tilstand i organisationen til en ny stat.
Der er nogle vigtige aspekter:
- Konfigurationsstyring: Administration af kode og krav.
- Implementering af organisatoriske ændringer.
- Sporing af eventuelle ændringer i IT-infrastrukturen - IT Service Management (ITSM).
Spørgsmål nr. 2) Hvad er styringen af softwareændringsprocessen?
Svar: Softwareændringsstyring er processen med at klassificere ændringerne i henhold til projektkriterier såsom tidsplan og omkostninger.
Q # 3) Hvad er forskellen mellem ændringskontrol og ændringsstyring?
Svar: CM er en form for forståelse, tilpasning og tilpasning til en ny normal tilstand efter en organisationstransformation. Ændringskontrol er processen med, hvordan ændringer i krav lagres, analyseres, administreres og inkluderes i køreplanen og implementeringsplanen.
Q # 4) Hvad er de 3 slags ændringer?
Svar: De efterfølgende slags ændringer inkluderer udviklingsændring, overgangsændring og transformationsændring.
Konklusion
Ændringsstyring kan øge succesen for organisationer og projekter ved at anvende strukturerede værktøjer, implementere flere metoder og designe klare processer. Topledelsen bør planlægge at gennemføre ændringen på en måde, så medarbejderne føler, at ændringen vil give nogle positive resultater for dem.
Der er forskellige modeller til forandringsledelse. Under planlægningen skal disse modeller tages i betragtning.
Et centralt punkt i CM involverer mennesker i forandringsprocessen. Ændring i en organisation kan ikke opnås uden støtte fra medarbejdere og ledelse. Den korrekte plan for CM hjælper med at sikre, at ændringsprocessen startes og styres af de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt.
det understøtter spørgsmål og svar på teknikersamtale
Anbefalet læsning
- Top 10 software til software til ændringsstyring i 2021
- 11 BEDSTE softwarekonfigurationsstyringsværktøjer (SCM-værktøjer i 2021)
- Bugzilla Tutorial: Defect Management Tool Hands-on Tutorial
- Test Management Tutorial: En ultimativ guide til test management
- PractiTest Test Management Tool Praktisk gennemgangsvejledning
- Konfigurationsstyring i DevOps-praksis
- Konfigurationstestvejledning med eksempler
- 25 bedste projektledelsesværktøjer i 2021 (seneste rangliste)