what is earned value management system
Denne omfattende guide til optjent værdistyring (EVM) forklarer fordele, eksempler, indikatorer og målinger til optjent værdistyring:
Mens du arbejder i projektledelsesteamet og it-projektudviklingsteamet, vil du indse, at der kræves meget tid til at måle projektets ydeevne og fremskridt.
Tre vigtige faktorer i projektledelse udgør trekanten af projektledelsen, dvs. omfang, tid og pris.
Planlægning og kontrol har haft en væsentlig indflydelse på den måde, projektet har udviklet sig på. Dette er grunden til, at Earned Value Management (EVM) blev introduceret som en teknik / metode til analyse af den samlede projektydelse. Principperne for EVM inkluderer positive forudsigere for projektets ydeevne og succes.
I denne vejledning vil vi se beregningen af EVM, de faktorer, der påvirker projektets ydeevne med nogle eksempler.
Hvad du vil lære:
Hvad er optjent værdistyring?
Optjent værdistyring (EVM) er en metodisk projektstyringsproces til måling af projektets ydeevne og fremskridt. Grundideen er at finde uoverensstemmelser i projekter baseret på sammenligning af udført arbejde og planlagt arbejde.
EVM bruges på projektplanen og projektomkostningskontrol. Det er et meget nyttigt værktøj til projektprognoser. Projektets baseline er hoveddelen af EVM og er også udgangspunktet for alle EVM-relaterede aktiviteter. Det giver projektlederen mulighed for at tage nogle beslutninger for fremtiden.
Det er et meget nyttigt værktøj for projektledere at afgøre, om et projekt er over eller under budgettet, og at afgøre, om projektet er efter planen. Det bruges også til at sammenligne det faktiske udførte arbejde med det arbejde, der oprindeligt var planlagt til projektet i en bestemt periode, og til at forudsige projektets ydeevne.
Earned Value Management (EVM):
- Anvendes på projektomkostningerne.
- Bruges til projektplanlægningskontrol.
- Giver mulighed for at give prognoser for projektets ydeevne problemer.
- Har referencepunktet for alle relaterede aktiviteter, projektets baseline.
De vigtigste funktioner i enhver EVM-implementering inkluderer:
- En projektplan til identifikation af det arbejde, der skal udføres.
- Evaluering af planlagt arbejde kaldet Planned Value (PV) eller Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS)
- Indtjeningsmålingerne til at kvantificere opnåelsen af arbejde kaldet Earned Value (EV) eller Budgeted Cost of Work Performed (BCWP).
- Andre funktioner, hvis projektet er mere komplekst.
Optjente værdistyringsmålinger
Vi introducerer her de faktorer / indikatorer, der bruges til at udføre EVM.
Først skal vi tænke over, hvad vi har brug for at vide, mens vi analyserer projektets ydeevne.
- Vi har brug for at vide, om projektet ligger foran eller ligger bag tidsplanen?
- Vi skal vide, om projektet er over budgettet eller er under budgettet?
- Hvad vil projektets samlede omkostninger være, hvis projektet er forud for tidsplanen, men omkostningerne er højere end forventet?
- Hvis projektet er bagefter, men omkostningerne er lavere?
Se nedenstående figur for forskellige projektsituationer med hensyn til ydeevne.
Vi får svaret på alle disse spørgsmål ved at udføre analyse ved hjælp af EVM.
Indledende målinger
Til beregning af projektets optjente værdi har vi brug for følgende nøglefaktorer (i henhold til PMBOK ):
Indikatorer | Forkortelse | Definition |
---|---|---|
Budget ved afslutning | BAC | Den samlede planlagte værdi af projektet er budgettet ved afslutning (BAC) |
Varighed | D | Projektets varighed |
Planlagt værdi | PV | er den del af det godkendte omkostningsoverslag planlagt til at blive brugt på aktiviteten i en bestemt periode |
Optjent værdi | HJEM | Er værdien af arbejdet afsluttet på et givet tidspunkt |
Faktiske omkostninger | AC | Støttes det samlede antal omkostninger ved at opnå arbejde med aktiviteten i en bestemt periode |
Optjent værdistyringsdiagram
(billede kilde )
EVM-indikatorer
Da vi har alle indikatorerne som beskrevet i ovenstående tabel, kan vi nu udføre følgende beregninger:
# 1) Planvariation (SV): Det er variansen mellem optjent værdi og planlagt værdi. Det lader os identificere, hvor meget du er foran eller efter planen med hensyn til omkostninger.
SV = EV-PV
Hvis SV<0 så er projektet bag tidsplanen.
Hvis SV = 0 så er projektet efter planen.
Hvis SV> 0 så er projektet forud for tidsplanen.
# 2) Schedule Performance Index (SPI): Det er målingen af de opnåede fremskridt i forhold til de planlagte fremskridt.
SPI = EV / PV
Hvis SPI<1 så kører projektet bag tidsplanen.
Hvis SPI = 1 så skrider projektet nøjagtigt som planlagt.
Hvis SPI> 1 så skrider projektet godt op mod tidsplanen.
# 3) Omkostningsvariation (CV): Det beregnes ved at trække de faktiske omkostninger (AC) fra optjent værdi (EV). Det fortæller os, om du er under eller over budgettet.
CV = EV-AC
Hvis CV<0 så er projektet over budgettet.
Hvis SV = 0 så er projektet på budgettet.
Hvis SV> 0 så er projektet under budgettet.
# 4) Omkostningseffektivitetsindeks (CPI): Det er måling af værdien af det afsluttede arbejde i forhold til de faktiske omkostninger.
CPI = EV / AC
Hvis CPI<1 så er projektet over budgettet.
Hvis CPI = 1 så er projektomkostningerne på budgettet.
Hvis CPI> 1 så er projektet under budgettet.
# 5) Anslået ved afslutning (EAC): Det er en indikator til forudsigelse af, hvor meget det samlede projekt vil koste.
EAC = BAC / CPI
# 6) Estimate to Complete (ETC): Det er et skøn over de nødvendige midler til at fuldføre det resterende arbejde i et projekt. Denne EVM-måling bruges til at forudsige det nødvendige budget til det resterende projektarbejde.
ETC = (BAC-EV) / CPI
EVM-analyse
For at udføre optjenet værdianalyse på et foruddefineret statuspunkt bliver vi nødt til at udføre følgende trin:
# 1) Saml input:
- Budget ved afslutning (BAC)
- Planlagt værdi (PV)
- Optjent værdi (EV)
- Faktiske omkostninger (AC)
# 2) Analyser tidsplanstatus:
- Planvariation (SV)
- Schedule Performance Index (SPI)
# 3) Analyser omkostningsstatus:
- Omkostningsvariation (CV)
- Omkostningsindeks (CPI)
# 4) Prognose for projektets status:
- Estimat at gennemføre (ETC)
- Estimat ved afslutning (EAC)
# 5) Forbered nogle rapporter med analysen og planerne.
Hvis vi vil analysere hver opgave i projektet på et bestemt tidspunkt, bliver vi nødt til at udføre følgende trin for hver opgave:
- Saml% fuldført for hver opgave.
- Saml planlagt værdi (PV) for hver opgave.
- Beregn optjent værdi (EV) for hver opgave.
- Opnå faktiske omkostninger (AC) for hver opgave.
- Udfør tidsplanstatus for hver opgave.
- Udfør omkostningsstatus for hver opgave.
- Udfør prognoser for hver opgave.
- Kompilér resultaterne, og opret en global rapport.
MS Project og MS Excel kan med succes bruges til beregning og sporing af EVM-analysen.
Eksempler på EVM-projektledelse
Eksempel 1:
Lad os overveje et meget simpelt eksempel på et softwareprojekt A, der skal gennemføres på et år (12 måneder), og de samlede omkostninger er $ 300.000. Startdatoen for projektet er 1. oktober 2019 og slutdatoen for projektet er 30. september 2020.
Vi antager, at budgettet er det samme for hver måned.
Lad os overveje, at analysen af projektet udføres efter 6 måneder (31. marts 2020). Gennemgangen af projektet har vist, at kun 40% af arbejdet er afsluttet efter 6 måneder, og at de faktiske omkostninger er $ 100.000.
Det første trin for EVM er at indsamle input (indledende data):
- Budget ved afslutning, BAC = $ 300.000.
- Optjent værdi (EV) = (0,4 * BAC) = $ 120.000.
- Planlagt værdi (PV) i 6 måneder er $ 150.000.
- Faktiske omkostninger er $ 100.000.
Baseret på formlerne forklaret i “ Indtjente værdistyringsindikatorer ”Afsnit ovenfor, beregner vi nu indikatorerne og foretager den optjente værdianalyse.
Planvariation (SV): SV = EV - PV = $ 120.000 - $ 150.000 = - $ 30.000.
åbn .bin-filvinduer 10
Resultatet er negativt, så projektet ligger bag tidsplanen. Det er også let at observere, at den optjente værdi er lavere end den planlagte værdi.
Schedule Performance Index (SPI): SPI = EV / PV = 0,8
SPI = 0,8 betyder, at projektet har udført 80% af arbejdet, det skulle det på dette statuspunkt. SPI er mindre end 1, hvilket betyder, at projektet ligger bag tidsplanen. For hver anslået times arbejde på projektet udfylder projektteamet kun 0,8 timer, hvilket betyder 48 minutter. Da det er mindre end 1, kører projektet efter tidsplanen.
Omkostningsvariation (CV): CV = EV - AC = $ 120.000 - $ 100.000 = $ 20.000.
Værdien af projekt A i den nuværende tilstand er større end pengene brugt på det, hvilket betyder, at projektet er under budget.
Omkostningsindeks (CPI): CPI = EV / AC = 1.2
CPI for det analyserede projekt er større end 1, så projektet klarer sig godt i forhold til budgettet.
Estimat ved afslutning (EAC): EAC = BAC / CPI = $ 250.000
Ifølge dette resultat, hvis projektet vil fortsætte under de samme forhold, baseret på den eksisterende analyse, vil budgettet ved projektets afslutning være $ 250.000.
Estimeret ved afslutning er en indikator til forudsigelse af, hvor meget det samlede projekt vil koste. Så de samlede omkostninger vil være mindre end estimeret, hvis projektet går i denne retning.
Estimat at gennemføre (ETC): ETC = (BAC - EV) / CPI = $ 150.000
Estimate to Complete (ETC) er en prognose for, hvor mange flere penge vi skal bruge til at gennemføre projektet. For at afslutte projektet, hvis arbejdet fortsætter sådan indtil den første evaluering efter 6 måneder, vil det samlede beløb til at færdiggøre projektet være $ 150.000.
Eksempel 2:
Lad os tage et andet eksempel, hvor vi analyserer det samlede antal timer, ikke penge. Vi vil overveje de indledende input i timer (ikke i dollars). Indikatorerne kan oversættes til omkostningerne ($) ved hjælp af de gennemsnitlige omkostningssatser.
Vi vil her overveje et projekt B med et budget på 2000 timer efter at have defineret alle aktiviteter og estimeret indsats (timer).
BAC = 2000 timer
Tidsplanen for dette projekt B er 12 uger. Den oprindelige plan er, at efter 6 uger vil 55% af arbejdet være afsluttet. Det betyder, at 55% af de samlede aktiviteter inden for det arbejde, der planlægges afsluttet i slutningen af uge 6, er 1100 timer.
PV = 1100 timer
Efter en analyse udført på projekt B blev det observeret, at kun gennemførte aktiviteter er 700 timer værd af den samlede opgaves budget.
EV = 700 timer og AC er 960 timer.
Først analyserer vi status for tidsplanen. Vi kan se, at EV er mindre end PV, så projektet ligger bag tidsplanen.
Planvariation (SV): SV = EV - PV = 700 timer –1100 timer = - 400 timer.
Resultatet er negativt. Således ligger dette projekt bag tidsplanen.
Schedule Performance Index (SPI): SPI = EV / PV = 0,64
SPI = 0,64, hvilket betyder, at projektet har udført 64% af det arbejde, det skulle på dette statuspunkt. SPI er mindre end 1, hvilket betyder, at færre arbejder er afsluttet end det, der oprindeligt var planlagt, så projektteamet er bag tidsplanen.
Næste trin analyserer vi omkostningsstatus (målt i timer).
Omkostningsvariation (CV): CV = EV - AC = - 260 timer.
CV har en negativ værdi, så projektet overskrider budgettet.
Omkostningsindeks (CPI): CPI = EV / AC = 0,73
CPI for det analyserede projekt er mindre end 1, så projektet overskrider budgettet.
I det næste trin vil vi se prognosen:
Estimat ved afslutning (EAC): EAC = BAC / CPI = 2740 timer
Ifølge dette resultat, baseret på den eksisterende analyse, hvis projektet vil fortsætte under de samme betingelser, er det nødvendigt at færdiggøre 2740 timer.
De samlede omkostninger vil være større end de estimerede, hvis projektet går i denne retning.
Estimat at gennemføre (ETC): ETC = (BAC - EV) / CPI = 1780 timer
Estimate to Complete (ETC) er en prognose for, hvor mange timer vi skal bruge til at gennemføre projektet. For at færdiggøre projektet, hvis arbejdet fortsætter sådan indtil den første evaluering efter 6 uger, vil de samlede beløb til at færdiggøre projektet være 1780 timer.
Optjente fordele ved Value Management
Earned Value Management har forskellige fordele for entreprenører og kunder.
Nogle af fordelene ved entreprenøren er:
- EVM skaber en præstationsramme.
- Det kan hjælpe med at give solid risikostyring.
- Det hjælper med at måle projektets fremskridt, og hvis vi vælger projektets faser, kan det være et meget nyttigt værktøj.
- Det kan hjælpe med at forudsige slutdatoen og udgifterne inden projektets afslutning.
Kundefordele inkluderer:
- At have projektets fremskridt i næsten realtid kan hjælpe med at kende det nødvendige budget i fremtiden.
Ikke kun for hele projektet kan EVM også bruges til små dele af projektet.
Ofte stillede spørgsmål til EVM
Q # 1) Hvordan beregner du Earned Value Management?
Svar: På et foruddefineret statuspunkt bliver vi nødt til at udføre følgende trin:
# 1) Saml input:
- Budget ved afslutning (BAC)
- Planlagt værdi (PV)
- Optjent værdi (EV)
- Faktiske omkostninger (AC)
# 2) Analyser tidsplanstatus:
- Planvariation (SV)
- Schedule Performance Index (SPI)
# 3) Analyser omkostningsstatus:
- Omkostningsvariation (CV)
- Omkostningsindeks (CPI)
# 4) Prognose for projektets status:
- Estimat at gennemføre (ETC)
- Estimat ved afslutning (EAC)
Forbered nogle rapporter med analysen og planerne.
Q # 2) Hvad er Earned Value Management-systemet?
Svar: Earned Value Management System betyder den proces, procedurer, værktøjer og skabeloner, som en virksomhed bruger til at udføre optjent værdistyring.
Q # 3) Hvad er Earned Value-teknikken?
Svar: Earned Value-teknik er en procedure til at forfølge projektets fremskridt i forhold til projektplanen. Projektets præstationer måles i forhold til projektets basislinie. Opnået værdianalyse hjælper projektledere med at identificere afvigelser i projektet fra tidsplan og omkostningsgrundlag.
Q # 4) Hvorfor er Earned Value Management vigtig?
Svar: Det hjælper med at nå større synlighed og kontrol med projektaktiviteterne. Disse præstationer hjælper med at opfylde projektets tidslinjer. Det forbedrer projekts synlighed og ansvarlighed.
Q # 5) Hvorfor bruges Earned Value Management ikke?
Svar: Normalt bruges det ikke på grund af manglende forståelse for, hvor vigtigt det kan være for projektrisikoanalyse og prognoser. Optjent værdi har brug for tid til opsætning af systemet og kan også generere nødvendigheden af at genoverveje, hvordan ydeevne og succes måles. EVM har stor indflydelse på virksomhedens evne til omkostningsstyring.
Q # 6) Hvordan beregnes optjent værdi?
Svar: Optjent værdi =% af udført arbejde x BAC (budget ved afslutning).
Q # 7) Hvad er 50/50 reglen i projektledelse?
Svar: For de faktiske omkostninger er det også muligt at bruge 50/50 regel: 50 % kredit erhverves, når arbejdet startes, og det resterende halvtreds % erhverves efter afslutningen af arbejdet.
Q # 8) Hvad er optjent værdi i PMP?
Svar: Det viser, hvor meget arbejde der blev afsluttet i en given periode. Det er det budget, der er knyttet til det færdige arbejde. Det ekstraheres fra det faktiske arbejde, der er afsluttet på et tidspunkt i tidsplanen.
Q # 9) Hvad betyder SPI mindre end 1?
Svar: SPI er mindre end 1 betyder, at færre arbejder er afsluttet end det, der oprindeligt var planlagt, så projektteamet er bagefter.
Q # 10) Hvad er 100% -reglen i projektstyring?
Svar: For de faktiske omkostninger er det også muligt at bruge 0/100 Herske , der opnås ingen kredit for et element af arbejde, før arbejdet er færdigt.
Konklusion
Earned Value Management kan give svar til styring af omkostningsrisiko og projektrisiko. EVM tillader identifikation af projektproblemer.
At foretage en detaljeret analyse af de nøglefaktorer, der påvirker projektet på et givet tidspunkt i løbet af projektudviklingen baseret på EVM, kan give mulighed for at anvende korrigerende handlinger i den tidlige fase af projektet.
Et EVM-system oprettet baseret på en klar forståelse af værdien af EVM vil give projektledere mulighed for at eliminere risici og respektere budgettet og tidsplanen for projektet.
Anbefalet læsning
- 10+ BEDSTE projektporteføljestyringssoftware (PPM-software 2021)
- 25 bedste projektledelsesværktøjer i 2021 (seneste rangliste)
- FogBugz Tutorial: Projektstyring og software til sporing af problemer
- 10 bedste apps til projektledelse i 2021 til Android- og iOS-enheder
- Ledelsesanmeldelser og målinger til effektiv ledelsesanmeldelse
- VersionOne-vejledning: Alt-i-en-vejledning til Agile Project Management Tool
- 8 bedste Trello-alternativer i 2021 til projektledelse
- TOPP 10 Bedste agile projektstyringsværktøjer i 2021