10 best document management systems
Mest anvendte dokumenthåndteringssystem:
Med den igangværende digitaliseringsproces ønsker folk at reducere deres papirbaserede arbejde og forventer at have adgang til deres vigtige dokumenter hvor som helst og når som helst.
Dokumentstyringssystemer er den bedste løsning for at gøre denne opgave meget lettere. PDF-læsere er det bedste eksempel på et dokumentstyringssystem, hvorigennem du kan få adgang til PDF-filen offline og gemme den for at se og endda udskrive og udgive den når som helst og hvor som helst.
Document Management Systems er også kendt som Content Management System og betragtes bredt som komponenten i Enterprise Content Management (ECM). Det er relateret til Record Management, Workflows, Digital Asset Management osv.
I denne vejledning vil vi se nærmere på de mest populære Document Management Systems, der bruges af en række succesrige organisationer til at administrere deres papirbaserede dokumenter på en effektiv måde.
Hvad du lærer:
Hvad er dokumenthåndtering?
Dokumenthåndtering kan defineres som den måde, som organisationer bruger til at administrere og spore elektroniske dokumenter.
Retningslinjer for en bedre forståelse af dokumenthåndtering:
- Samtidig, men separat redigering af dokumenter for at undgå konflikt med overskrivning.
- At rulle tilbage til den sidste nøjagtige version af dokumentet i tilfælde af en fejl.
- Versionskontrol for at skelne mellem to forskellige versioner.
- Rekonstruktion af dokumenter.
I dag er Document Management tilgængelig fra et lille enkeltstående program til store konfigurationer i hele virksomheden, der indeholder standardfyldningsfunktioner.
Disse funktioner inkluderer:
- Opbevaringssted
- Sikkerhed og adgangskontrol
- Revision og indeksering
- Klassificering, søgning og hentning
- Integration med desktop applikation
Dokumentstyringssystemer
Document Management Systems refererer til styring og adgang til dokumenterne elektronisk.
Enterprise Content Management Systems styrer og styrer digitale dokumenter oprettet ved hjælp af Microsoft Office Suite og regnskabssoftware som CAD osv.
Elektronisk dokumenthåndteringssystem bør indeholde nedenstående komponenter for at være bevist effektiv:
- Importere: For at åbne et nyt dokument i systemet.
- Opbevaring: At vedligeholde systemfiler og bruge lager.
- Identitet: At hente dokumenter med nøjagtighed ved at tildele indekser.
- Eksport: For at fjerne emner fra systemet.
- Sikkerhed: Adgangskodebeskyttelse på bestemte filer til autoriserede brugere.
=> Kontakt os at foreslå en liste her.
Mest populære dokumentstyringssystemer
Lad os gennemgå nogle af de populære Document Management Systems, der bruges i vid udstrækning til at reducere papirbaseret dokumentation og forbedre den organisations dokumentbaserede ydeevne.
- pCloud
- HubSpot
- Alfresco
- LogicalDOC
- Feng Office
- Nuxeo
- KnowledgeTree
- Frø DMS
- Casebox
- MasterControl-dokumenter
- M-filer
- Worldox
- Dokmee
- kortvarig
Få GRATIS tilbud på dokumentstyringssystemer
# 1) pCloud
Nøglefunktioner
- pCloud giver dig mulighed for at indstille gruppetilladelser eller individuelle adgangsniveauer.
- Du kan kontrollere dataadgang via delte mapper.
- Det giver dig mulighed for at kommentere filer og mapper.
- Det vedligeholder detaljerede logfiler for kontoaktivitet.
- Du kan få adgang til enhver tidligere version af dine filer.
- Det har funktioner til filhåndtering, deling, sikring, filversionering, sikkerhedskopiering af filer og digital aktivstyring.
# 2) HubSpot
Funktioner:
- HubSpot Salgsdokumentstyring og salgssporingssoftware vil være nyttigt til opbygning af et bibliotek med salgsindhold til hele teamet.
- Du vil være i stand til at dele dokumenter fra din Gmail- eller Outlook-indbakke.
- Det advarer dig, når udsigterne bliver engageret i det indhold, du sender.
- Det giver indsigt i, hvordan salgsindholdet er nyttigt til at bevæge din salgsproces fremad, hvor ofte indholdet bruges af teamet.
- HubSpot har alt-i-et-salgssoftware med mange funktioner som e-mail-sporing, e-mail-planlægning, salgsautomation, live chat, rapportering osv.
# 3) Alfresco
Nøglefunktioner:
- Det er en open source ECM, der leverer dokumentstyring, samarbejde, viden- og webindholdsstyring, post- og billedstyring, indholdsopbevaring og workflow
- Det understøtter Common Interface File System (CIFS), der muliggør dokumentkompatibilitet med Windows såvel som Unix-lignende operativsystemer.
- Alfresco leveres med API-support og fungerer som en back-end til at gemme og hente indholdet.
- Nem tilpasning og versionskontrol er de bedste funktioner i Alfresco, men er ret komplekse at bruge
Officielt link: Alfresco
# 4) LogicalDOC
Nøglefunktioner:
- LogicalDOC er et open-source Java-baseret system og kan være tilgængeligt af enhver webbrowser
- Dette system kan tilgås på dit eget netværk, og det giver mulighed for at oprette og administrere et hvilket som helst antal dokumenter.
- Hjælper med at forbedre produktiviteten og samarbejdet mellem dokumentstyringssystemerne.
- Avails hurtig adgang og nem hentning af indhold.
- Det bruger Java Frameworks som Hibernate, Lucene og Spring til at give en meget fleksibel Document Management-løsning.
- Den leveres med et sæt veldefineret API, der kan integreres med tredjepartsapplikationer.
Officielt link: LogicalDOC
# 5) Feng Office
Nøglefunktioner:
- Feng Office er en open source DMS med en webbaseret samarbejdsplatform.
- Nogle gode funktioner i Feng Office inkluderer tidssporing, Gantt-diagram, opgavestyring og videnstyring.
- Det er brugervenligt og giver dig mulighed for at tagge emner.
- Du kan endda spore og sende indholdet til flere brugere på samme tid.
- Den eneste ulempe er, at det gør nogle af dets funktioner kun betalt med hver opdatering.
Officielt link: Feng Kontor
# 6) Nuxeo
Nøglefunktioner:
- Nuxeo er et open source-system, der styrer strømmen af indhold gennem konjunkturcyklussen.
- Det gennemprøvede system reducerer det nødvendige tidsforbrug til søgning og hentning af indhold.
- Det giver en række måder at fange indholdet på, inklusive billedscanning.
- Auditlogning er en af de gode funktioner, du kan bruge til at spore indholdet, og det er også en nemmere måde.
- Serverer et rigt sæt API'er, robust platform, let tilpasning og vedligeholdelse af projekter.
- Men det er ret vanskeligt for begyndere, og tilpasning i nogle tilfælde kan også blive kompleks.
Officielt link: Nuxeo
# 7) KnowledgeTree
Nøglefunktioner:
- Et open source-dokumentstyringssystem, der gør det muligt at spore, dele og sikre indholdet.
- Besidder funktioner som Metadata, Workflow, Version Controlled Document Repository og WebDAV support.
- Du kan hente det rigtige indhold på det rigtige tidspunkt.
- Hurtigafspilningsfunktion gør det muligt for brugeren at oprette og administrere indholdets kadenser.
Officielt link: KnowledgeTree
# 8) Seed DMS
Nøglefunktioner:
- Seed DMS er et brugervenligt og et open source Document Management System.
- Denne DMS er især baseret på PHP, MySQL og sqlite3.
- Serveret som en fuldt udviklet virksomhedsklar platform til sporing, adgang, lagring og deling af dokumenter.
- Det kan betragtes som den næste version af LetoDMS og er fuldt kompatibel med den.
- Tillader redigering af dokumenter tilgængelige i HTML-format.
- Du kan forberede en online præsentation, og det muliggør samarbejde i realtid.
Officielt link: Frø DMS
# 9) Casebox
Nøglefunktioner:
- Casebox er et udvideligt værktøj til at udvide indholds-, projekt- og personaleadministration.
- Det er designet til at understøtte Task Management, Monitoring, Full-Text Search, Data Legacy osv.
- Casebox leveres også med en fremragende versionskontrolmekanisme og tjener betinget logik til understøttelse af posthåndtering.
- Casebox hjælper dig med at gemme og låse flere filer på et enkelt sted med brugerkontrol på det.
- Casebox leverer også sikker hosting ved hjælp af SSL-kryptering på en krypteret server.
- Virtual Private Network (VPN) kan beskytte din kommunikation.
Officielt link: Casebox
# 10) MasterControl-dokumenter
seje ting, du kan gøre med c ++
Nøglefunktioner:
- MasterControl Inc. er en kommerciel skybaseret en, der muliggør hurtigere levering af produktet ved at reducere de samlede omkostninger og det tidsforbrug, der kræves til administration af dokumenter og indhold.
- Øger produktets effektivitet og administrerer virksomhedens information sikkert
- Dette system indeholder funktioner som dokumentkontrol, revisionsstyring, kvalitetsstyring og andre lovgivningsmæssige processer.
- Bortset fra disse er der nogle andre funktioner, der betjenes af dette værktøj, såsom Compliance Management, Collaboration, Access Control, Print Management, Version Control, Document Delivery & Indexing, Collaboration og Full-Text Search.
Officielt link: MasterControl
# 11) M-filer
Nøglefunktioner:
- M-Files hjælper med at administrere dine oplysninger sikkert med dens Check-out-funktion.
- Denne funktion holder styr på dine dokumenter med hver lille og stor ændring.
- Det er et nyttigt, let at implementere system og robust Document Management System.
- Den er også tilgængelig til Windows og Mac, også kompatibel med Android- og iOS-enheder.
- M-filer kan let integreres med andre applikationer og undgår dobbeltarbejde.
Officielt link: M-filer
# 12) Worldox
Nøglefunktioner:
- Worldox er et kommercielt og omfattende system, der administrerer dokumenter og e-mails.
- Worldox leveres med indekseringsfunktioner ved navn Arkivering og opbevaring, som gør dataene tilgængelige med det samme, når det er nødvendigt.
- Det kan integreres med SharePoint og implementeres med Windows, Android, Mac, iOS og Cloud.
- Dokumentstyringsfunktioner i Worldox inkluderer overholdelsesstyring, adgangskontrol, dokumentkonvertering og indeksering, e-mailadministration, versionskontrol og søgning i fuld tekst.
Officielt link: Worldox
# 13) Dokmee
Nøglefunktioner:
- Dokmee er et skybaseret kommercielt dokumentstyringssystem med effektiviteten og sikkerheden af dine dokumenter.
- Dokmee leverer flere desktops samt webkonfiguration, brugervenlig grænseflade, optagelses- og redigeringsværktøjer.
- Dokmee understøtter fremragende automatiseringsfunktioner med kerneindekserings- og søgefunktioner.
- Aktiverer et sæt dokumentbilleddannelses- og sporingsværktøjer for bedre support.
Officielt link: Dokmee
# 14) ademerit
Nøglefunktioner:
- Understøtter den centraliserede kontrolmekanisme til at gemme dine dokumenter på et enkelt sted.
- Dine digitale dokumenter kan organiseres hurtigt med logisk ekspertise og gøres tilgængelige som både kommercielle og open source versioner.
- Scannede dokumenter kan konverteres til ordsøgbare PDF-filer ved hjælp af OCR-funktionen (Optical Character Recognition).
- Det webbaserede agile system gemmer din fil i skyen, men sikkerhedskopierer ikke automatisk dine data, og ingen data kan gendannes.
- Kompatibel med alle operativsystemer og tillader derved fuldtekstsøgning og versionskontrol.
Officielt link: kortvarig
Bortset fra disse, de top 12 mest dokumenthåndteringssystemer, har vi stadig et par flere, som kan føjes til ovenstående liste. Jeg har givet en kort introduktion til dem i nedenstående afsnit.
Yderligere værktøjer
#femten) eFileCabinet : Dette kommercielle værktøj kan integreres med alle Microsoft Office-applikationer. Den fås med flere versioner af hostede dokumenter og serversider.
Dens unikke Workflow-funktion lader dig planlægge dine opgaver effektivt.
Officielt link: eFileCabinet
# 16) ContractZen : Det hjælper med at administrere dine vigtige dokumenter med alle detaljer som datoer og indhold.
Du kan forberede interne og eksterne revisioner ved hjælp af dine dokumenter i ContractZen.
Officielt link: ContractZen
# 17) MaxxVault : MaxxVault leverer Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) og Cloud Document Management Solutions til at administrere dine dokumenter.
Det hjælper med at reducere produktivitetsomkostningerne med fuld automatiseringssupport.
Officielt link: MaxxVault
# 18) DocsVault : DocsVault Document Management Systems leveres med de bedst egnede funktioner til at styre og spore dine dokumenter.
Det involverer versionskontrol, dokumentsikkerhed, revisionsspor og historie, elektroniske dokumentarbejdsprocesser, dokumentprofilering og tagging osv.
Officielt link: DocsVault
# 19) eVault : eVault er et webbaseret Document Management System. Det giver compliance-styring, hierarkistyring på flere niveauer osv.
Som ethvert andet dokumentstyringssystem leverer eVault også adgangskontrol, dokumentindeksering, versionskontrol osv.
Officielt link: eVault
#tyve) Katalysator : Catalyst har udviklet flere kommercielle produkter såsom Catalyst Insights baseret på XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track og OnRamp.
Det er udviklet med flere sprogstøttetjenester.
Officielt link: Katalysator
# 21) D rupal : Drupal er et open source-indholdsstyringssystem, der er kendt for dets funktioner såsom Content Authoring, Performance og Security.
Modularitet er kerneprincippet i Drupal. Dette system er fleksibelt, skalerbart og let at bruge. Du kan oprette din egen integrerede digitale ramme med Drupal.
Officielt link: Dr. faldt
# 22) Virtuelt Kontor : Virtual Office har en søgefunktion til at søge i tekst, forfatter, attributter osv.
Det giver også god filhåndtering med sikker opbevaring. Matcher med forretningskonteksten og finder oplysningerne hurtigt på det rigtige tidspunkt.
Yderligere læsning = >> Topmappelåsesoftware til Windows 10
Officielt link: Virtuelt Kontor
# 2. 3) bitfarm arkiv : bitfarm-Archiv er et open source Document Management System og Enterprise Content Management til revisionssikker arkivering.
Nogle vigtige funktioner i det inkluderer automatisk arkivering af flere dokumentkilder, søgning i fuld tekst, fleksibel konfiguration osv.
Officielt link: bitfarm arkiv
Det er det!! Vi er færdige med de mest populære Document Management Systems.
Du kan vælge en eller flere i henhold til dine krav og se, hvilken der passer bedst til din organisation. Med brugen af denne software øges den samlede produktivitet, og det gør opgaverne meget lettere og fleksible også.
Konklusion
Dokumentstyring reducerer andelen af indsats og tid brugt på administration af dokumenter og indhold.
optage- og afspilningstestværktøjer gratis
Håndtering af papirarbejde og sporing af poster er et kedeligt job for den, der håndterer det, men de ovennævnte software er meget nyttige for at gøre det fleksibelt inden for en kortere tid.
Dokumentstyringssystemer fanger og organiserer dokumenter i elektroniske dokumenter, så de let kan få adgang til, administrere og spore dem til enhver tid efter behov. Optagelse og indeksering er de fantastiske funktioner i DMS, der bruges til at kombinere flere og større dokumenter på én gang.
=> Kontakt os at foreslå en liste her.Håber du ville have valgt en fra ovenstående liste !!!
Anbefalet læsning
- SharePoint-dokumentstyringssystemvejledning
- Top 10 Talent Management Software Systems i 2021 (anmeldelser)
- De 10 bedste medarbejderpræstationsstyringssoftwaresystemer i 2021
- Top 10 bedste vidensstyringssystemer i 2021
- 20 Bedste Workflow Management Software i 2021
- Top 10 bedste lagerstyringssoftwaresystemer (WMS) i 2021
- Top 6 bedste detailhandelssystemer i 2021
- 6 BEDSTE restaurant-POS-systemer i 2021 (kun topselektiv)