sharepoint document management system tutorial
Dybdegående analyse af SharePoint Document Management System, dets versioner og funktioner:
I denne artikel vil vi diskutere, hvad der er SharePoint, hvordan man opretter et SharePoint Document Management System, fordele og ulemper ved at bruge SharePoint og forskellige downloadtyper.
Håndtering af en enorm mængde dokumentation i enhver organisation kan være meget udmattende både med hensyn til tid og arbejdskraft, og det kan stadig være udsat for fejl. Det er dog vigtigt at holde alle dokumenterne på plads, så projektet kan køre problemfrit.
Alle organisationer har brug for et robust system for at opbevare deres dokumentation sikkert og i den rigtige rækkefølge. Lad os dykke dybere ned i et af de mest robuste dokumentstyringssystemer, der leveres af SharePoint-et Microsoft-produkt.
Hvad du vil lære:
- Hvad er et dokumentstyringssystem?
- Hvad er SharePoint?
- Forudsætninger for at oprette et dokumentstyringssystem i SharePoint
- Oprettelse af et dokumentstyringssystem i SharePoint
- Funktioner i SharePoint Document Management System
Hvad er et dokumentstyringssystem?
Et dokumentstyringssystem er en software, der styrer og sporer dokumenternes komplette livscyklus. Dokumentets livscyklus har forskellige trin, lige fra starten til deaktivering.
gratis pc-optimeringsværktøjer windows 10
Ved at bruge et dokumenthåndteringssystem kan et oprettet dokument gemmes og spores gennem hver version af det samme, der dækker alle skiftende funktioner i dokumentet, inklusive alle detaljer i dets ændring, revision og brug.
Hvad er dokumentets livscyklus?
De fem grundlæggende trin i en dokuments livscyklus er:
1) Planlægning
Planlægningsfasen er, hvor en plan over, hvad dokumentet skal indeholde, er tegnet. Den måde, hvorpå dokumentet skal struktureres, overvejes, og de nødvendige data indsamles for at oprette dokumentet
2) Skabelse
På dette tidspunkt oprettes og nummereres en kladdeversion af dokumentet. For eksempel - version 1.0; hvorunder forfatteren opretter dokumentet klar til gennemgang.
3) Gennemgang
I dette trin videregives kladdeversionen eller den første version af dokumentet til en korrekturlæser. Korrekturlæseren gennemgår dokumentet omhyggeligt og foreslår de nødvendige ændringer.
4) Modifikation
Under redigering accepterer forfatteren eller undertiden en redaktør de nødvendige ændringer og arbejder på dokumentet for at inkorporere ændringerne.
5) Godkendelse
Dette er det sidste trin, hvor dokumentet godkendes af en fagekspert, der har tilladelse til at underskrive det.
Ovenstående trin i en dokuments livscyklus kan indeholde flere trin, baseret på vilkårene for organisationen og projektkapaciteten. En sådan kompleks livscyklus i et dokument kan håndteres let ved hjælp af et kraftfuldt værktøj som SharePoint.
I det næste afsnit vil vi se, hvad SharePoint er, og hvordan det kan bruges til dokumenthåndtering?
SharePoint er en samarbejdsplatform, der giver mulighed for parallel brug og multi-user-aktiviteter i organisationer til at gemme og administrere enkle til komplekse datastyringsløsninger.
SharePoint blev lanceret i 2003 af Microsoft. Siden starten har Microsoft udviklet forskellige versioner af SharePoint-produkter og downloads, der passer til forskellige kundebehov.
1) SharePoint Online
Dette er en skybaseret tjeneste, der giver en virksomhed mulighed for at abonnere på SharePoint Online-tjenester og vedligeholde dokumenttransaktioner med alle interessenter ved hjælp af cloudplatformen i stedet for at installere SharePoint lokalt lokalt.
2) SharePoint Server
Baseret på forretningsbehov kan SharePoint installeres og distribueres lokalt ved hjælp af SharePoint Server-versionen.
Bortset fra de ovennævnte to typer downloads er der et par andre tilgængelige versioner.
Det SharePoint Foundation , som er en ældre version af SharePoint, kun tilgængelig i SharePoint 2013. Dette er stadig meget udbredt. Der er også en SharePoint Designer 2013 bruges til at oprette workflow-aktiverede løsninger. Den populært kendte OneDrive, som har sin version til virksomheder kaldet OneDrive Business sync.
Så baseret på virksomhedens krav og kapacitet kan kunder downloade den respektive version af SharePoint for at imødekomme deres behov.
I dette afsnit vil vi se, hvor fordelagtigt det er for en organisation at vælge SharePoint til sin Document Management.
Fordele ved at bruge SharePoint til dokumenthåndtering:
1) Høj sikkerhed og integritet
Sikkerhedsfunktionerne i Microsoft SharePoint er så robuste, at brugeren aldrig behøver at bekymre sig om uautoriseret adgang til klassificerede informationsfiler eller mislykket applikationsintegritet.
2) Brugervenlig
forskel mellem SQL og SQL Server
SharePoint er bygget under hensyntagen til alle niveauer af interessenter, der kan bruge dette værktøj, og derfor er det designet på en sådan måde, at det er let at bruge for alle brugere.
3) Administration med en helhed
SharePoint har en konsol til central administration, hvor administrationen har adgang til at tilføje sine funktioner, indstillinger og konfiguration med fuld kontrol.
4) Tilpasning
Niveauet for tilpasning, som SharePoint leverer til udviklerne, er meget stort ved hjælp af dette; værktøjet kan justeres og tilpasses fuldstændigt i henhold til virksomhedens krav.
5) Samarbejde
Dette er den bedste og en af de vigtigste funktioner i SharePoint, der hjælper alle brugere af SharePoint i virksomheden med at forblive samarbejdet og opdateret og holde sig opdateret med alle faser af dokumentets livscyklus. Den nyeste version af SharePoint giver også streaming af information i realtid.
Uanset hvor godt et system er, vil der altid være nogle ulemper. Men det er vigtigt for brugeren at bestemme prioriteter og brugskrav for at afveje fordele over ulemperne.
Ulemper ved at bruge SharePoint til dokumenthåndtering:
1) Web-baseret
Som vi ved, har adgang til SharePoint brug for Internettet, som har brug for et solidt netværk, og selv en solid netværksforbindelse er undertiden tilbøjelig til at mislykkes. På sådanne tidspunkter bliver det umuligt at bruge SharePoint på grund af dets afhængighed af Internettet.
2) Pakke med mange opgaver
Vi ved, at SharePoint har mere potentiale end bare at gemme dokumenter, såsom automatiserede arbejdsgange osv. Derfor er der for en lille virksomhed, der bare har brug for et værktøj til dokumentlagring online, andre mere passende værktøjer på markedet.
3) Abonnement
Hver ny medarbejder, der får adgang til SharePoint, har brug for en betaling for sit abonnement hver måned, hvilket kan vise sig at være dyrt for organisationer med mindre krav og lavere budgetter.
Før vi opretter og dykker ned i navigationsaspekterne ved datastyring i SharePoint, ser vi her de krav, der skal være på plads:
1) Bestem type dokumenter der går ind i systemet:
Baseret på den type dokument, der går ind i systemet, vil brugerne være i stand til at oprette en skabelon for hver type dokument, så det er klar til brug.
to) Liste over slags information der skal indsamles for hvert dokument:
Det er meget vigtigt at have metadataene på plads til det dokument, der uploades, og det er derfor nødvendigt at liste ud og oprette de felter, der skal udfyldes til metadata, så alle brugere har alle de nødvendige oplysninger om de uploadede dokumenter. Baseret på dette kunne man også beslutte placering eller stien , hvor dokumentet er placeret i systemet
3) Arbejde med Metadata :
I modsætning til den traditionelle opsætning af mapper og undermapper, der optager enorm hukommelse og stadig ikke holder alt organiseret, som det forventes, i SharePoint bruger vi Metadata til at gøre det mere systematisk og mere tilgængeligt.
Så her er, hvordan vi indstiller SharePoint-systemet til Metadata - Hvert uploadet dokument skal mærkes med de relevante og foruddefinerede metadata. Med dette giver søgning med nøgleord de mest passende / nøjagtige resultater.
4) Indhold Typer:
Det er også vigtigt at organisere indholdstyperne i dokumentstyringssystemet. En indholdstype er intet andet end bogstaveligt talt - typen af indhold. Du kan kategorisere dokumenterne ud fra den type indhold, du har.
For eksempel: Hvis der er ti optællinger af orddokumenter, der er HLD'er, fem excel-ark med testtilfælde og to optællinger af orddokumenter af testplaner, kan de, baseret på typen af indhold, klassificeres. I mere SharePoint-specifikke termer indeholder indholdstyper de metadatatyper, som indholdet er klassificeret ud fra.
Indholdstyperne kan genbruges til forskellige scenarier og krav. I SharePoint-indstillinger er der mange muligheder for at oprette nye indholdstyper og også inkludere indholdstypen i en mere søgbar gruppe til fremtidig brug.
5) Kontroladgang :
Baseret på ovenstående punkter er adgangskontrol kan gives, så brugerne kan holde deres dokumenter sikre og kun tilgængelige for udvalgte brugere.
Også, oprettelse af roller for forskellige brugere med forskellige grader af kontrol over dokumentet (oprettelse, gennemgang, sletning og godkendelse af dokumentet osv.) er mulig.
6) SharePoint 2013 indeholder også Politikker for dokumenter for at sikre, at den overholder virksomhedens retningslinjer og juridiske krav.
(billede kilde )
Dette afsnit forklarer, hvordan filer uploades til SharePoint-systemet, og mulighederne for at bruge filerne.
1) Med SharePoint let at bruge interface , kan en fil uploades ved blot at bruge 'upload'-funktionaliteten eller upload-knappen. Præcis den måde, du vælger en fil til at vedhæfte den i en e-mail.
to) Efter uploaden af dokumentet, en hel masse poster kan udfyldes baseret på projektet . For eksempel, hvis det er et projekt med mange moduler, kan du have felter, der skal udfyldes med detaljer for at angive hvilket modul filen tilhører.
3) Når du har udfyldt alle detaljer, kan du gemme filen, og filen uploades til systemet med nogle automatisk udfyldte metadata som hvem der oprettede filen, da filen blev oprettet, versionsnummer osv. og et par udfyldte data som moduloplysninger osv.
4) Hver gang et dokument ændres, vises versionen i dens historie, og brugerne kan se dokumentets versionshistorik - enten bare for at se det eller for at gendanne filen til en bestemt tidligere version.
5) Når dokumentet er uploadet til SharePoint, oprettes der altid et link til hver fil. Dette link kan deles til to formål - for at se eller redigere det.
hvordan man tester et websted
6) Hvis du har Office 365, kan du også søg efter ethvert dokument i SharePoint med søgefunktionaliteten i den lokale maskine.
7) Dokumenter kan oprettes, ændres og slettes med passende tilladelser til enhver tid baseret på de ændrede forretningskrav eller behov.
Når der oprettes en dokumentfil til et projekt, der har løbende forbedringer og ændringer, bliver ændringer af det pågældende dokument også en løbende proces. For et årti siden, selv med brugen af avanceret teknologi, mens flere brugere kunne få adgang til delte mapper og drev, ville kun en person - administratoren have rettighederne til at foretage ændringer i filerne i de delte drev, hvilket ville være utilstrækkeligt .
I dag har vi med brugen af SharePoint mange interessante funktioner, der giver lige muligheder for alle dets abonnenter til at imødekomme kravene fra deres roller uden at skulle kompromittere deres eget arbejde eller arbejde, der udføres af en anden person på dokumentet.
Her er et par funktioner, der gør SharePoint interessant:
1) Versionering
SharePoint giver hver bruger mulighed for at læse eller foretage ændringer i den samme dokumentfil og giver hver version af dokumentet et unikt versionsnummer ledsaget af brugerkommentarer, der angiver, hvilke ændringer der er foretaget på dette tidspunkt eller i denne version af dokumentet.
2) Låsning af filen
En person, der bruger en fil til at ændre den, låser filen ved hjælp af udtjekningsfunktionen, så der ikke er nogen konflikt med at opretholde den korrekte version af filen, og enhver foretaget ændring registreres korrekt i rækkefølge.
Når personen er færdig med at arbejde med filen, bruger han / hun indtjekningsfunktionen til at låse filen op, så en anden bruger kan tage kontrol på samme måde.
For eksempel, hvis bruger A skal ændre dataene i fil X, og bruger B også har til opgave at ændre den samme fil. Bruger A får adgang til filen X på SharePoint klokken 00:01, og bruger B får adgang til den klokken 00:03, derefter får bruger A adgang til den, foretager en check-out for at ændre filen, så brugeren B ikke kan ændre den samtidig tid. Når det er gjort, foretager bruger A Check-in. Efter check-in af bruger A får bruger B besked, så han nu kan få adgang til det, check-out og foretage sin ændring og derefter Check-in, når det er gjort.
3) Metadata
SharePoint giver detaljerede oplysninger om den aktuelle status for en fil som hvornår blev filen ændret, hvem ændrede filen, hvis den seneste ændring er godkendt eller ej, et link til dokumentet osv. En sådan detaljeret status for dokumentet hjælper alle forretningsinteressent, der har adgang til filen, får et komplet indblik i den aktuelle status.
Konklusion
SharePoint Document Management System er et samarbejdslager af filer, uanset om det er skybaserede eller serverbaserede platforme, det er let at bruge og har indbyggede sikkerhedsfunktioner.
Selv om der måske er mange sådanne værktøjer på markedet, som kan være billigere og lettere at bruge, har Microsofts SharePoint fremragende funktioner til et robust Document Management System.
Anbefalet læsning
- Dybdegående formørkelsesvejledninger til begyndere
- 10 bedste dokumentstyringssystemer til bedre arbejdsgang
- SVN Tutorial: Kildekodestyring ved hjælp af Subversion
- Bugzilla Tutorial: Defect Management Tool Hands-on Tutorial
- TestLink Tutorial: En lægmandens guide til TestLink Test Management Tool (Tutorial # 1)
- TestLink-øvelse 4 - Testmålinger, nøgleordsadministration, brugerdefinerede felter og testrapportdiagrammer
- JIRA Administration Tutorial: JIRA Admin og User Management
- IBM Rational Team Concert Defect Management Tool Tutorial