Menu

Executive Assistant Færdigheder, løn, ansvar og mere

  • Vigtigste
  • Andet
  • Executive Assistant Færdigheder, løn, ansvar og mere

executive assistant skills

Prøv Vores Instrument Til At Fjerne Problemer

Lær om de roller og ansvar, løn og væsentlige færdigheder, der kræves for at blive en succesfuld administrerende assistent:

Rollen som Executive Assistants har udviklet sig i de sidste år. Fra blot at besvare telefonopkaldene og hilse på kontorgæster er de blevet en strategisk partner, problemløsere og betroet fortrolige i dag. De har mere værdi nu end før. Deres funktion er forvandlet til at være en mere strategisk end den understøttende.

Ledere i dag stoler stærkt på deres assistenter for meget mere end bare admin-hjælp. De er afhængige af deres EA'er for deres tekniske ekspertise, strategiske rådgivning og kritiske analyse af situationerne. Deres rolle strækker sig op til dabbling i en bred vifte af ting og forskellige emner som intern kommunikation, styring af projekter, planlægning af begivenheder osv.

Executive Assistant Færdigheder

Hvad du lærer:

Executive Assistent Roller og ansvar

Deres job beskrives som magtrollen. Så det er uundgåeligt, at administrerende assistenter skal have nogle sæt specielle færdigheder til at arbejde igennem alt. Hvis du planlægger at være en, er her en liste over grundlæggende og vigtige færdigheder, du skal have. Men inden det skal du vide, hvad der er ansvaret for en administrerende assistent.

Ansvar for en administrerende assistent

Ansvar

(billede kilde )

Selv om rollen og ansvaret for en administrativ assistent er vokset meget i de sidste år, er nogle af de grundlæggende forblev de samme.

en open source dbms er:

Ansvaret inkluderer:

  • Forberedelse af dokumenter som økonomiske rapporter, fakturaer, notater, breve, rapporter osv.
  • At tage sig af opkaldene efter behov, som at besvare dem, dirigere dem eller videresende meddelelserne.
  • At tage sig af grundlæggende bogføring.
  • Saml og arkiv virksomhedsoptegnelser, rapporter og dokumenter.
  • Forberedelse af dokumenter til gennemgang og præsentation efter at have undersøgt og udført data.
  • Hjælp ledere med at forberede møder.
  • Optager nøjagtigt protokollen fra mødet.
  • Fastsættelse af aftaler.
  • Brug af computere til forskellige værker.
  • At lave rejsearrangementer.
  • Administration af database, bestilling af forsyninger og udførelse af lignende kontoropgaver.
  • Kontrol, sortering og distribution af kommunikation som faxer, e-mails, breve osv.

Executive Assistant Løn

Løn

(billede kilde )

Executive-assistentjob er placeret som nummer to på listen over de mest betalte job på markedet, og det har ikke brug for en bestemt grad eller et bestemt uddannelsesniveau. Løn til en EA varierer i forskellige brancher. De kan tjene mellem $ 55.000 og over $ 70.000.

Liste over Executive Assistant Skills

At være administrerende assistent er et krævende job. Så hvis du er helvede på dette job, er der nogle grundlæggende færdigheder, du skal have.

Disse færdigheder forklares detaljeret nedenfor:

# 1) En forkærlighed for samtaler

En administrerende assistent er som en talsmand, og deres ord betragtes som deres chefs. Derfor er gode kommunikationsevner på ekspertniveau med korrekte telefonetiketter og poleret sprog et must. Du skal være overbevisende og være i stand til at lægge alt på bordet nøjagtigt og tydeligt.

Ofte er assistenter nødt til at påtage sig de-facto-roller intern kommunikation på vegne af deres chefer. Ledere ønsker også at kontrollere idéer på tværs af dig eller få din mening om noget vigtigt. Så de skal være i stand til ærligt at sætte deres synspunkt på tværs.

# 2) Upåklagelig færdigheder til organisering og prioritering

Dette er et absolut must for udøvende assistenter, da de har en tempofyldt og konstant skiftende rolle. Så de har ikke råd til at tabe noget uorganiseret tid. En god leder skal være upåklageligt organiseret.

De har brug for at prioritere opgaverne efter fokus og afslutte dem en efter en. De hjælper deres chef med at prioritere opgaver, og så skal de gøre det samme før. Således gør det dem i stand til at hjælpe deres chef med at minimere distraktion og kun koncentrere sig om de mest presserende emner og aktiviteter, der har den største gearing.

Dette kræver forsvarlig dømmekraft for at afgøre, hvad der skal behandles, og hvad du bare kan lukke ned. Assistenten skal samarbejde med deres chef for at prioritere arbejdet. For at være god til at prioritere dine store billedmål skal det være klart, for uden klare mål kan du ikke gøre det.

# 3) Multi-tasking

multitasking

(billede kilde )

Nå, multitasking er en myte, fordi vores hjerne kun kan håndtere et komplekst arbejde ad gangen. Men en vis grad af multitasking er afgørende i rollen som en administrerende assistent. Nu kan du gøre dette ved at kombinere to enkle opgaver.

For eksempel, du er i et opkald, og den anden person har parkeret dit opkald. Tag dig tid til at svare på nogle e-mails eller foretage reservationer til rejsen. Du skal prioritere dit arbejde og færdiggøre det en efter en. Men at blande nogle tankeløse opgaver sparer dig meget tid.

# 4) dygtig teknologi

Ledende assistenter skal være dygtige til teknologifærdigheder, da de har brug for at oprette virksomhedsrapporter, udføre dataindgange, administrere kalendere osv. Så du skal være tæt bekendt med MS Office-værktøjer, internettet osv. De har også ofte brug for at arbejde med Customer Relationship Management-systemet, den virtuelle helpdesk og kundeserviceplatformen.

Og det er derfor, at en administrerende assistent skal have et indgående kendskab til operativsystemer, software, browsere og så videre.

# 5) Et øje for detaljer

Partner- og klientkommunikation er følsom, så det er nødvendigt at være detaljeret under håndtering af dem. Dette hjælper dem med at undgå skrivefejl og grammatiske fejl. At have øje for detaljer hjælper også i andre værker sammen med at sikre, at du leverer pålidelige og nøjagtige arbejdsinput.

Fejl ville ikke kun mindske dit omdømme, men vil også få din chef til at sætte spørgsmålstegn ved din troværdighed.

# 6) Afgørende og hurtig

At være Executive Assistant er som at løbe i et hurtigt tempo hele tiden. De har ikke tid til at være langsomme eller vage. Du skal være i stand til at vurdere situationen, indsamle den nødvendige intelligens, stille spørgsmål der betyder noget og derefter handle hurtigt.

Du har måske ikke altid alle de nødvendige oplysninger, men du bliver altid nødt til at handle trygt og hurtigt. Du får ikke den luksus at vente på mere klarhed eller værre, endda tilladelse nogle gange.

Færdigheder fra en fremragende Executive Assistent

Der er udøvende assistenter, og så er der udestående udøvende assistenter. De udestående er dem, der bærer nogle andre færdigheder ud over dem, der er nævnt ovenfor.

# 1) Ressourcer

Executive assistenter bliver ofte bedt om at udføre umulige opgaver. Og du kan ikke klage, fordi det er en del af jobbet, kommer med territoriet. Du skal have forbindelser, folk du kan tjene penge på. Du skal være opmærksom på alle de rigtige steder for forskellige ting, hvem man skal henvende sig til, hvordan man forhandler og hvor man skal se. Det er den måde, du vil være i stand til at trække umulighederne.

# 2) Bliv rolig

Roligt under tryk

(billede kilde )

Ledere har ofte højtryksjob, og de fleste af dem er også krævende. At pres og krav overføres til assistenterne. Mange dage vil være som brandøvelsen. Så du skal holde dig selv rolig. Det er den eneste måde, du vil være i stand til at overholde deadlines og afslutte opgaver.

hvordan man åbner en jar-fil

# 3) Overvej det store billede

Executive assistenter arbejder med alle niveauer af medarbejdere og flere afdelinger. For effektivt at kunne håndtere ting på vegne af din chef skal du have en god forståelse af forretningen. Hvis du ikke er i stand til at forstå noget, skal du arrangere en frokostdato med en person, der gør det, og tale med dem.

Du kan også gøre det samme med nogen fra enhver afdeling. Det hjælper dig med at få mere viden om, hvordan holdet spiller en vigtig rolle i virksomhedens større mission. Det er en af ​​de bedste måder at netværke på. Du skal have en grundlæggende viden om alt, så du kan tilbyde vital indsigt til dine overordnede og chef.

# 4) Stiv diskretion

Ledere behandler konstant følsomme oplysninger, og det betyder, at assistenter også har adgang til dem. Alle de privilegerede oplysninger skal behandles forsigtigt.

Succesen for en administrerende assistent er baseret på tillid. At være skødesløs med følsomme oplysninger kan ikke kun bryde den tillid, men det kan også koste dit job. Og hvis du fejlagtigt har lavet et slip, ej det. Lad din chef vide det før nogen anden, og find ud af et middel til det.

# 5) Forvent dig

Foregribe

(billede kilde )

Executive Assistants blomstrer, når de kan forudse de mulige begivenheder og forudse problemerne, selv før de vender sig til fuldt ud blivende problemer. De skal også være i stand til at foregribe situationelt og personligt.

Situationsforventning er, når du forudser mulighederne for et problem, der opstår og proaktivt arbejder for at forhindre dem i at ske. Personlig forventning er at kende din chefs idiosynkrasier og præferencer. I begge scenarier skal du være i stand til at stoppe det tidligt, hvilket sparer dig for utallige hovedpine undervejs.

gratis sæbe webtjenester til test

# 6) Fleksibilitet

Jobbet som administrerende assistent er bredt og anderledes. Dette betyder, at du bliver nødt til at dreje 360 ​​grader med et øjebliks varsel. Ting ændrer sig med et klik af fingrene, og assistenterne skal tilpasse sig og reagere i overensstemmelse hermed.

De skal være i stand til hurtigt at ændre, hvad de går efter. For eksempel, du kan prøve hårdt på at gøre noget, lige så spadserer din chef ind og kræver, at du straks afslutter en anden opgave. Du skal være i stand til at standse arbejdet på pause for at afslutte det nyligt tildelte job. Men så skal du også være i stand til at komme tilbage til det, du lavede.

Hvad gør en Executive Assistant til en Rockstar?

At være administrerende assistent er ikke let, men det er meget mere at være en rockstar-assistent. Når du er så god, afhænger din chef af dig for mange ting. I så fald kan du ikke falde tilbage eller blive langsom. Du skal være et skridt foran og være en rockstar-assistent.

# 1) Vær proaktiv

proaktiv

(billede kilde )

For at være en rockstar-assistent skal du have dit eget sind. Du kan ikke altid stole på, at din chef fortæller dig, hvad der skal gøres. Mange ting kan gå galt på en dag for en direktør, og det er derfor, forventning er afgørende.

Det er dog lige så vigtigt at have den rigtige tilgang til problemerne. Forsøg altid at være klar med en løsning, selv før du bliver bedt om det, og prøv også at have alternativer klar.

# 2) Har en tyk hud

Executive assistenter møder forskellige slags mennesker hver dag, og ikke alle opfører sig godt imod dem. Nogle mennesker kan have en dårlig dag, eller andre er naturligt grinede af natur. For at håndtere sådanne mennesker skal du lære ikke at tage noget personligt. Ofte har de brug for nogen til at komme ud. Du må ikke lade denne form for kritik skade dig.

Ellers vil du altid være udmattet, nedslået og irriteret. Du vil også forsinke dit job. Så hvis du kommer til at møde sådanne mennesker, gå en tur eller kaffe, mediter eller noget, der hjælper dig.

# 3) Vær villig til at gå ekstra mil

En god assistent skal altid være villig til at lære. Det er den eneste måde, hvorpå de kan være på forkant med ny software, procedurer og teknologi. Så du skal være en uafhængig tænker, der ikke altid har brug for nogen til at guide dig.

Til tider kan jobbet være overvældende, i disse tider skal du være rolig, prioritere og derefter delegere opgaven og følge op proaktivt. Du bør være utrættelig med at løse problemerne, afværge krisen og holde forpligtelserne. Med et par ord skal du være villig, pålidelig, smart og godt tillidsfuld. Det er den eneste måde, du bliver et aktiv for organisationen på.

# 4) Frivillig til særlige projekter

Hvis der er et specielt projekt i gang, og den udøvende myndighed ikke har tilstrækkeligt antal medarbejdere til at afsætte det, skal du træde op for at melde dig frivilligt. Det vil være lidt for meget for dig at blive involveret i projektet, mens du beholder dit gamle job, men betragt aldrig noget job for lille.

Ofte stillede spørgsmål

Spørgsmål nr. 1) Hvad er de tre bedste færdigheder for en Executive Assistant?

Svar: Færdighederne inkluderer:

  • Bør være dygtig inden for teknologi.
  • God til mundtlig og skriftlig kommunikation.
  • De skulle vide, hvordan man organiserede alt.

Spørgsmål nr. 2) Hvorfor er assistenter vigtige for ledere?

Svar: Assistenter imødekommer behovene hos deres chefer uendeligt og forudser også deres behov. De holder deres chefer ved og til tiden til alt. Enkelt sagt er det jobbet for en assistent at holde administrerende direktør organiseret og få dem til at se godt ud.

Spørgsmål nr. 3) Hvordan bliver jeg administrerende assistent for administrerende direktør?

Svar: Du skal i det mindste have en bachelorgrad sammen med gode kommunikationsevner og kontrol over sproget. At have en avanceret grad hjælper også.

Spørgsmål nr. 4) Hvad er betydningen af ​​en administrerende assistent på C-niveau?

Svar: Også kendt som C-suit, det er et adjektiv til beskrivelse af ledere i højt rang i en organisation. C står for chef. Officerer eller ledere på C-niveau betragtes som magtfulde og indflydelsesrige.

Konklusion

Som administrerende assistent kommer du til at arbejde med forskellige applikationer, værktøjer og programmer. Du skal også arbejde på dine interpersonelle færdigheder, da det er lige så vigtigt. Du kan lære at bruge et nyt program, der hjælper dig med multitask. Men for at være den bedste administrerende assistent skal du være i stand til at forudsige, hvad din chef muligvis har brug for næste gang.

Du skal altid være god til at håndtere vanskelige mennesker sammen med at forstå, hvor vigtigt privatliv er. Dette er de væsentlige færdigheder for en stor administrerende assistent.

Anbefalet læsning

^