Menu

Sådan skriver du effektive e-mails til QA (eller et hvilket som helst) team (Eksempel på e-mail inkluderet)

how write effective emails qa

Prøv Vores Instrument Til At Fjerne Problemer

Hvad er det første, vi gør, når vi kommer på arbejde (eller nogle gange så snart vi vågner op)? - Tjek e-mail, ikke? Nogle gange ved vi ikke, hvordan vores dag bliver, før vi læser gennem hver e-mail i indbakken.

I mange af vores tidligere artikler har vi fremhævet vigtigheden af ​​det gode Kommunikationsegenskaber for effektivt at formidle dit budskab til dit tiltænkte publikum - en af ​​de vigtige Bløde færdigheder for testere .

I denne artikel vil vi fokusere på et specifikt afsnit af skriftlig kommunikation - E-mail.

Sådan skriver du effektive e-mails

Vi deler nogle tip og tricks for at gøre e-mail-kommunikation glattere og mere effektiv. Dette gælder for alle hold og ikke kun QA-holdet.

E-mail-kommunikation

Sig, at du har modtaget denne e-mail:

E-mail nr. 1

Til: Testteam
Emne: QA-opdatering
Legeme:
Hold,
Der har været en uventet forsinkelse i implementeringen af ​​kode til iscenesættelsesmiljøet. Af en eller anden grund blev koden blandet sammen, og vi ved ikke, hvornår disse problemer bliver ordnet. Vi bliver nødt til at udsætte vores aktiviteter, ved ikke indtil hvornår. Så engager dig os selv i andre testaktiviteter.

Ændringsanmodningen CR0100H68 er planlagt til at komme i produktion inden udgangen af ​​denne måned. Gå gennem dokumentet fra delingspunktet, og giv mig et skøn.

Tak,
X, QA team.

Tror du, at e-mail er effektiv? Sammenlign det med følgende:

E-mail nr. 2

Til: Testteam
Emne: Staging miljøkode implementering forsinket - på ubestemt tid & CR0100H68 - behovsanalyse
Legeme:
Hej team,
I dag har jeg to opdateringer til holdet.

# 1) Problemet med iscenesættelsesmiljøet:

  • Af uventede årsager er implementeringen af ​​Staging-miljøkoden forsinket - ingen ETA endnu. Vi er nødt til at udskyde vores iscenesættelsesaktiviteter, indtil vi har yderligere opdateringer.
  • Arbejd med at oprette skabelonerne til kvalitetsrevisionen, indtil den er løst.

# 2) Ny opdatering og opgaver til ændringsanmodning CR0100H68:

  • Forventes at blive sat i live i slutningen af ​​måneden.
  • Gå venligst gennem dokumenterne og lad mig vide følgende detaljer af EOD i morgen.

- Hvor mange testscenarier har vi brug for?
- Hvor meget af den eksisterende dokumentation skal vi ændre?
- Hvor meget tid til at skrive den nye dokumentation?
- Testdatakrav?
- Testudførelsestid?

Tak,
X, QA team.

Hvis jeg var modtager af e-mail nr. 1, ville dette ske:

  • Jeg åbner muligvis ikke engang med det samme, fordi emnelinjen ikke gør noget for at formidle vigtigheden af ​​indholdet af e-mailen.
  • Selvom jeg åbnede det - lad os se det i øjnene, det er kun et stort stykke ord; kedelig, mildt sagt.
  • De opgaver, der skal udføres, eller forventningerne til mig er ret vage, så jeg aner virkelig ikke, hvad jeg skal gøre.

Men hvis jeg får e-mail nr. 2:

  • Jeg ved, hvad e-mailen handler om - emnelinjen hjælper mig med at gætte tonen korrekt i det, der kommunikeres.
  • Indholdet er tydeligt organiseret i punktopstillinger for at gøre det let at forstå tingene.
  • Alle de opgaver, der skal udføres, og ETA er klart defineret, så du ved, hvad du skal gøre.

Ideelt set ville jeg dele meddelelsen og sende 2 separate e-mails om de to emner, jeg leverer opdateringer om.
Men det er dit valg.

Som du kan se, har enkle foranstaltninger forbedret kommunikationskvaliteten.

Retningslinjer, der gør e-mail-kommunikation glattere og mere effektiv

# 1) Organiser dine tanker, inden du begynder at komponere e-mailen.

#to) Brug emnelinjen til din fordel - Angiv tonen for, hvad e-mailen skal indeholde. Giv modtagere, hvis du vil, et indblik i, hvad der er indeni.

# 3) Brug e-mail-programmets 'Vigtige' flag til at signalere en kritisk kommunikation - men igen, vær omhyggelig i din beslutning om, hvad der er vigtigt. For eksempel, hvis testen ikke kan fortsætte på grund af en eller anden fejl, og alle holdene har brug for at vide om det - skal du markere e-mailen som vigtig.

# 4) Definer hensigten med e-mailen tydeligt. Der er 3 grundlæggende grunde til en e-mail

  • Du giver oplysninger - Vær skarp over, hvad du skriver. Hold det klart, hold det enkelt. Hold det kortfattet.
  • Du beder om oplysninger - Hvad vil du, hvornår vil du, hvordan vil du have det.
    For eksempel, Jeg vil gerne have en kopi af testplandokumentet fra EOD. Placer det samme i den fælles projektmappe, og lad mig det vide . - En erklæring som denne vil fortælle dig “Hvad- testplanen, hvornår - EOD og hvordan – placere den i den fælles mappe.
  • Anerkendelse - Disse er one-liners og har ikke meget for dem. Typisk 'Tak' eller 'Udført'.

# 5) Prøv at stavekontrol. De fleste e-mail-applikationer har en mulighed for at udføre denne kontrol obligatorisk hver gang en e-mail sendes.

youtube til mp3 converter ingen virus

# 6) Når du er inkluderet i CC-listen, betyder det, at det er et FYI. Så du skal bare vide, hvad der foregår, men der forventes ikke handling fra dig.

# 7) Brug ikke 'Svar på alle', når det ikke er nødvendigt.

# 8) For at undgå, at en e-mail, du har sendt til flere modtagere, 'svares på alle', skal du BCC alle e-mail-adresserne.

# 9) Vær følsom. Når du leverer kritisk eller negativ feedback om en person eller et produkt, så prøv at gøre det ved at tale med personen direkte eller sende en e-mail til netop den ene person.

Foreslået læsning = >> E-mail-emnelinjetesterværktøjer

Nogle flere tip for at undgå 'Ups' øjeblikke

# 1) Tilføj e-mail-adresserne i felterne Til, CC eller BCC i slutningen, når du først har sammensat e-mailen og er tilfreds med det indhold, du skrev. Dette skyldes, at du undertiden måske ved et uheld rammer 'send', før du er klar og ender med at blive afsender af en ufuldstændig eller forkert e-mail.

#to) Når det sker, at du ved et uheld sendte en halv komplet (eller halv ufuldstændig, afhængigt af din filosofiske bøjede) e-mail, er der en tilbagekaldelsesmulighed til rådighed for at rette op.

# 3) Hvis du er ny med at skrive officielle e-mails, så prøv at få en peer til at læse den for dig, inden du sender den og få hans / hendes mening.

# 4) Brug ikke et dagligdags udtryk eller et udtryk, medmindre du ved hvad det betyder. Du kan ende med at sige noget pinligt, og en e-mail, når den først er sendt, er stort set sat i sten.

Jeg håber virkelig, det hjælper dig med at skrive bedre e-mails. Del dine oplevelser med os.

Har du flere tip? Giv din feedback, og du er velkommen til at kommentere nedenfor.

Anbefalet læsning

^